Introduction
Le Bureau de Gestion de Projet (PMO) est souvent considéré comme la colonne vertébrale des organisations qui gèrent de multiples initiatives simultanément. Toutefois, il est essentiel de comprendre que le PMO n’est pas une entité monolithique : il n’existe pas de liste unique universellement applicable de fonctions et de responsabilités. Leurs fonctions et leur priorisation dépendent toujours du type de projet que le PMO est censé gérer dans un environnement multi-projets et des objectifs individuels que l’entreprise souhaite atteindre.
Le PMO est une unité organisationnelle permanente et centralisée, responsable de l’ensemble des projets au sein d’une entreprise ou d’un département. Ses fonctions initiales peuvent être simples (comme classer des rapports d’état), mais peuvent évoluer jusqu’à des responsabilités stratégiques complexes lorsque la haute direction valorise son soutien.
En s’appuyant sur les résultats d’enquêtes approfondies menées auprès des PMO, nous pouvons identifier six grands domaines de responsabilité qui définissent l’utilité et le potentiel de cette entité.
Les six piliers de la responsabilité du PMO : Pourquoi chacun s’impose
L’efficacité d’un PMO repose sur l’équilibre et la maturité de ces six domaines. L’objectif ultime est de servir de prestataire de services qui donne aux parties prenantes le sentiment positif d’avoir le contrôle total de tous les projets.
1. La standardisation des méthodes, processus et boite à outils
Fonctions Principales : Le PMO est responsable de la sélection et de la fourniture des méthodes, de la définition et de la spécification des processus, de la création d’un guide de gestion de projet (PM guide), et de la sélection et de l’exploitation d’outils PM appropriés.
Pourquoi c’est Crucial : La standardisation est souvent l’une des premières responsabilités de tout PMO. Elle est la condition préalable essentielle pour obtenir une vue d’ensemble du paysage projet, notamment via une liste de projets gérée de manière centralisée. La standardisation, la cohérence et l’assurance qualité des processus et des méthodes réduisent les erreurs et augmentent l’efficacité, contribuant à un niveau de maturité PM plus élevé dans l’entreprise. Le PMO doit s’assurer que les processus définis sont compréhensibles et applicables par les chefs de projet et les autres parties prenantes, d’où l’importance de disposer d’un manuel de projet.
2. La gestion multi projets (protefeuille de projets)
Fonctions Principales : Ce domaine est considéré comme l’une des principales fonctions du PMO. Il comprend la garantie de la qualité des données, la préparation de rapports multi-projets, l’identification des écarts, le contrôle du flux d’informations lors d’escalades, le contrôle des dépendances croisées, et surtout, la préparation et la conduite des réunions de portefeuille.
Pourquoi c’est Crucial : Le PMO crée une vue d’ensemble claire de tous les projets et assure que les données nécessaires sont toujours à jour et plausibles. Il fournit des informations précieuses pour que les parties prenantes puissent prendre des décisions éclairées. En préparant correctement les réunions de portefeuille, le PMO permet aux comités de prendre des décisions rapides et fiables basées sur les données les plus récentes. Ce rôle est essentiel pour la maximisation du succès de l’entreprise grâce aux projets en cours.
3. La gestion des ressources
Fonctions Principales : Ce domaine couvre le soutien à la planification stratégique des capacités, la planification tactique des ressources entre les responsables de projet et de ligne, la planification du travail fonctionnel, la planification des ressources dans les projets, l’estimation des efforts, la résolution des conflits d’allocation, et la maintenance des compétences.
Pourquoi c’est Crucial : La gestion des ressources est devenue un défi majeur en période de volatilité. Le PMO apporte une valeur significative ici, notamment en aidant à l’estimation des efforts. Les estimations d’effort incorrectes sont une raison fréquente des échecs de projets, et le PMO peut améliorer les résultats en sélectionnant les bonnes personnes et en assistant l’estimation. Une utilisation optimisée des ressources disponibles permet d’éviter les chevauchements et les surcharges. Les PMO considérés comme des top performers sont les plus avancés dans la planification stratégique des capacités et la gestion des compétences du personnel.
4. L’aide à la décision et l’alignement stratégique (sPMO)
Fonctions Principales : Ce domaine stratégique comprend le soutien à la haute direction, la priorisation des projets et des idées, l’alignement stratégique des initiatives, l’analyse coûts-avantages, et la vérification de la contribution stratégique atteinte.
Pourquoi c’est Crucial : Le PMO assure que les projets sont alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, aidant ainsi à augmenter le succès commercial. Il s’agit de s’assurer que l’organisation investit dans les bonnes initiatives. Il est recommandé de travailler sur les sujets stratégiques dès que possible. L’approche est d’améliorer d’abord les décisions stratégiques dans la sélection des projets, car «poursuivre correctement les mauvais projets n’est pas une bonne option». Le rôle du PMO dans la vérification de la contribution stratégique des projets est un indicateur clé de la performance des PMO les plus performants (top performers).
5. La formation, lk’accompagnement et le coaching
Fonctions Principales : Ce rôle est de qualifier les chefs de projet et les autres parties prenantes. Il inclut le coaching dans le travail quotidien, l’organisation de formations, la tenue de réunions de partage de connaissances, la maintenance d’une base de connaissances, et le développement de parcours de carrière pour les chefs de projet.
Pourquoi c’est Crucial : L’établissement de méthodes et de processus nécessite leur application par le personnel. Le PMO contribue à un niveau de maturité PM plus élevé et à la minimisation des risques de projet. Par exemple, le partage des connaissances est un facteur de succès clé qui évite les goulots d’étranglement causés par des experts non disponibles. L’investissement dans les parcours de carrière est l’une des fonctions où les PMO top performers se distinguent le plus.
6. Le support des responsables de projet
Fonctions Principales : Ce domaine offre un soutien opérationnel direct. Il s’agit de la fourniture de support dans les projets, la prise en charge de sous-tâches définies, la fourniture d’assistants de projet, la modération des réunions, voire la mise à disposition de chefs de projet à temps plein (issus de l’équipe PMO).
Pourquoi c’est Crucial : Les chefs de projet à temps plein fournis par le PMO ont tendance à livrer de meilleurs résultats que les individus qui ne travaillent qu’occasionnellement en tant que chefs de projet. Cela garantit un soutien immédiat et une expertise opérationnelle là où elle est la plus nécessaire. Bien que le temps consacré actuellement à ce domaine soit élevé, les PMO prévoient de le réduire à l’avenir pour réallouer ces efforts vers des fonctions plus stratégiques.
Conclusion : L’évolution vers la transformation organisationnelle
Le PMO est une entité évolutive. Bien que la standardisation et l’implémentation de projets absorbent actuellement le plus de temps des PMO, l’avenir de la gestion de projet réside dans le soutien stratégique, la gestion multi-projets et la gestion des ressources.Un PMO qui réussit passe du rôle de « police des projets » (qui contrôle les données) à celui de partenaire stratégique de confiance. Ce changement de philosophie, soutenu par une gestion du changement efficace, permet au PMO de maximiser le succès de l’entreprise dans son environnement concurrentiel en assurant la transparence et la bonne prise de décision à tous les niveaux.